À l’ère du numérique, les agendas électroniques ont su conquérir plusieurs utilisateurs et se faire une réelle place dans une vie ultra-chargée. Toutefois, les amoureux du griffonnage et de pages arrachées restent toujours fidèles aux agendas papier. D’ailleurs ces dernières années, l’adoption des vieilles recettes du passé et comportements « vintage » refait sensiblement surface.
Arrivez vous vous décider entre les deux formats ? Nous vous présentons ici les avantages et inconvénients des agendas papier et électroniques afin de vous aider à faire votre choix.
L’agenda papier
L’agenda papier fait partie de ses nombreux outils de gestion du temps et organisateurs personnels qui se sont invités dans l’organisation de notre quotidien. Il nous permet une meilleure organisation journalière, mensuelle ou encore annuelle de notre emploi du temps. Et même s’il s’agit d’un outil qui a connu un énorme regain de popularité ces dernières années, il faut noter qu’il revient sur le devant de la scène plus que jamais. Des nouveaux agendas papier arrivent régulièrement sur le marché.
Si vous voulez opter pour un ce format, voici quelques éléments que vous devez prendre en considération.
Les avantages
Si l’agenda papier reste toujours aussi populaire depuis toujours, c’est parce qu’il présente de nombreux avantages dont certains ne sont pas en mesure d’être comblés par la technologie. Il est notamment question :
- de l’accessibilité : pas besoin d’un téléphone portable, d’un ordinateur ou encore de connexion Internet pour accéder à un agenda papier.
- de la simplicité d’utilisation, puisque cela ne nécessite pas un apprentissage particulier ; un crayon ou un stylo et le tour est joué. En plus un agenda papier offre une bonne vue de l’emploi de temps. Ce qui n’est pas le cas avec le format numérique où on a une vue en minuscule, surtout à partir d’un téléphone portable.
- de la personnalisation : vous avez la possibilité de personnaliser comme vous le voulez votre outil en y ajoutant des couleurs, des étiquettes de suivis et tout ce qui peut vous permettre de mieux vous organiser.
- de l’intégration aux systèmes de gestion du temps : les nouveaux modèles d’agendas papier disponibles sur le marché sont beaucoup plus basés sur une méthodologie assez avancée de gestion de temps. De ce fait, vous pouvez facilement les intégrer à différents systèmes de gestion du temps.
- meilleure organisation : sur le plan des études par exemple, avec un agenda papier, on peut facilement écrire à la main des notes importantes. Ce qui favorise leur rétention. Cela peut être ainsi utilisé pour accompagner des enfants dans leur apprentissage de l’organisation. En écrivant leurs obligations, ils auront un sentiment d’engagement vis-à-vis d’une tâche et cela les aidera donc à mieux mémoriser. En outre, le fait de prendre des notes permet de bien organiser ses idées, un cheminement de réflexions pour y voir plus clair dans ses tâches.
Les inconvénients
Comme vous devez certainement vous en douter, l’utilisation d’un agenda papier n’est pas une solution parfaite sans inconvénient. Ainsi, on peut lui reprocher le fait d’avoir des fonctionnalités manquantes comme les rappels, le partage avec d’autres personnes ou encore l’intégration avec d’autres applications.
Par ailleurs, sur certains agendas papier on est parfois confronté à un manque de flexibilité. Les grilles horaires sont, par exemple, souvent limitées de 8 h à 19 h. Ce qui peut donner du mal au moment de planifier des activités en dehors de cet intervalle. Contrairement à un agenda électronique, le format papier peut parfois paraître assez encombrant. En effet, on se retrouve à le transporter partout si on souhaite toujours y avoir accès : à l’heure du dropshipping, la tendance est de plus en plus à la digitalisation et à la dématérialisation.
Enfin, il y a le problème de coût, puisqu’il faudra dépenser au moins une vingtaine d’euros avant de pouvoir s’en procurer un classique.
L’agenda électronique
L’origine de ce concept remonte vers les années 1979 avec Alfred B. Levine. Il faudra cependant attendre les années 80 pour que les agendas électroniques ou numériques commencent à être intégrés dans les PDA et appareils électroniques. Plusieurs années plus tard, ils font partie du quotidien d’un grand nombre avec plusieurs types d’applications. Tout comme c’est le cas avec l’agenda papier, ce format présente des avantages et des inconvénients qu’il faut prendre le temps d’analyser avant de faire son choix.
Les avantages
Comme principaux avantages de l’agenda électronique, on peut citer :
- l’accessibilité : à partir d’un téléphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable, il est possible d’accéder à son agenda en tout temps et en tout lieu. En plus, la plupart des applications de calendrier numérique sont disponibles gratuitement.
- la planification : avec ce format vous n’êtes pas limité dans le temps, ce qui donne la possibilité de faire des planifications sur le long terme
- la possibilité de programmer des rappels : après avoir noté un programme, on peut programmer un rappel afin qu’une notification soit envoyée au moment opportun
- l’intégration avec d’autres applications : la majorité des agendas électroniques disposent d’options pour afin qu’ils soient intégrés à d’autres applications. Ainsi, il est beaucoup plus facile de créer un système d’organisation personnelle assez bien avancé
- la possibilité de gérer plusieurs agendas : à partir d’un même calendrier numérique, vous êtes en mesure de gérer plusieurs agendas différents. Dans votre application vous pouvez donc avoir, en plus d’un agenda personnel, un agenda professionnel et un autre pour des activités spécifiques
- le partage : vous pouvez partager votre agenda avec vos collaborateurs, ce qui leur permet de voir votre emploi du temps et vos plages de disponibilités. Vous avez même la possibilité de partager des événements individuels comme des rendez-vous avec des amis afin que chacun puisse s’en souvenir. En résumé, il s’agit d’une fonction qui facilite énormément le travail collaboratif.
Les inconvénients
Les points faibles des agendas électroniques résident notamment dans le fait qu’ils sont moins personnels. Outre les codes couleur pour les événements, il y a en effet peu d’options de personnalisation comme c’est le cas avec un agenda papier. Aussi, il faut forcément avoir une connexion Internet et un appareil électronique pour pouvoir accéder à son agenda. Enfin, la vue est moins intéressante qu’avec le format papier. Sur un téléphone portable, notamment, la vue n’est pas vraiment efficace, puisque les différents éléments sont affichés en miniatures.
Quels sont les critères indispensables à prendre en compte pour l’achat d’un agenda papier ?
Pour bien acheter votre agenda, vous devez tenir compte de certains critères, ils peuvent être différents selon vos besoins mais ils se regroupent tout de même. Le premier critère indispensable à prendre en compte c’est si vous souhaitez un agenda qui commence au premier janvier ou au premier septembre. Cela dépendra principalement de votre activité professionnelle. Ensuite, comme les agendas de l’imprimeur Oberthur, vous devez choisir un agenda de qualité, pour que la couverture soit solide et tienne toute l’année.
Pour bien choisir votre agenda, en plus de penser aux dimensions pour qu’il puisse rentrer dans votre sac ou dans votre mallette, vous devez choisir si votre futur agenda sera un semainier ou un journalier. Cela dépendra de votre activité et de ce que vous avez à noter. Pour la prise de RDV, il est préférable d’opter pour un semainier, avec la grille horaire sur une tranche. Un journalier s’adresse aux personnes qui ont besoin de beaucoup de place pour écrire des informations, c’est en général le format utilisé par les écoliers. Enfin, pensez à regarder les prix, un agenda ne coûte pas plus de 15 euros.