Il existe plusieurs piliers pour réussir à gérer correctement un espace événementiel. Cela passe par l’organisation, la planification et la promotion. Mais ce n’est pas tout, il est également important de faire en sorte que les invités se sentent à l’aise. Ensemble, voyons comment gérer un espace événementiel.
Planifier et organiser
La gestion d’un espace événementiel passe avant tout par la planification et l’organisation de chaque événement, des réunions aux congés. Avant de se lancer dans la location d’un espace événementiel, il faut avoir quelques notions de base pour que tout se déroule comme prévu.
Gérer plusieurs événements est une tâche difficile, surtout lorsqu’il faut respecter des délais et des budgets. Il est alors important d’organiser tous les impératifs dans un planning afin que tout soit réalisé dans les temps.
A côté de cela il est possible de mettre en place un agenda pour avoir une vue rapide de l’avancement de chaque évènement et des différentes étapes. Il faudra également créer un carnet d’adresses, en ligne sur une base de données, ou sur papier. Vous pourrez accéder facilement aux informations des fournisseurs, intervenants ou partenaires pour que l’organisation de l’événement se déroule au mieux.
Faire la promotion
Grâce à de nombreux outils, il est possible de faire une promotion efficace d’un événement. Tout d’abord, il est possible de créer un site sur lequel les événements seront mis en ligne. Il est également possible de faire appel à une agence de communication.
Il faudra envoyer des invitations, par mail, en ligne, ou par courrier. Celles-ci doivent indiquer le lieu, l’accès, le programme, le parking, la restauration, etc. Pour gérer facilement les présences, il existe des plateformes qui mettent en place un système permettant de valider la participation d’une personne. Pour cela, il est également possible de créer une billetterie en ligne.
Aménager son espace
Accueillir des personnes est une tâche qui demande une grande organisation. Il est alors primordial que les bornes d’accueil soient assez nombreuses et visibles. Leur bon emplacement garantit la bonne fluidité d’un événement.
Il est également important que votre espace soit correctement aménagé pour pouvoir accueillir des personnes à mobilité réduite.L’accessibilité du lieu est alors un point clef pour le bon déroulement de l’événement. Il faut alors prévoir de larges espaces de passage ainsi que des sanitaires adaptés à tous. L’aménagement de l’espace doit donc être pensé comme un outil permettant le bon déroulement de l’événement.
Gérer la relation avec les invités
Un espace événementiel sait recevoir mais également gérer les relations avec ses invités. Cela passe par la gestion et la simplification du processus de contrôle des invitations. De nombreux outils sont disponibles pour cela :
- Les billets en ligne : il est possible de faire le check in en ligne.
- Les badges : que ce soit un badge ou une carte magnétique, ces outils assurent la fluidité des entrées et le bien-être des invités.
- Le scan : scanner les billets, grâce à un QR par exemple, permet de simplifier l’entrée des invités.
Tous ces dispositifs mis en place pour la fluidité de l’événement, sont essentiels pour le bon déroulé de ce dernier. Enfin, pour pouvoir améliorer l’organisation des futurs événements, il est peut être intéressant de mettre en place des sondages, pour connaître l’avis des invités.